Como en todo proceso de transformación, “lo que no se mide no se puede mejorar”. Por ello, es importante incluir en un proceso de transformación algunos indicadores que la misma organización puede establecer. Por ejemplo, de manera práctica y sencilla, se podrían establecer los siguientes:
⦁ % de la gente empleando herramientas digitales
⦁ Número de tareas duplicadas
⦁ Tiempo de respuesta interna en los procesos/procedimientos
⦁ Satisfacción del equipo
Una vez hecho esto, a través de un DIAGNÓSTICO INICIAL se puede establecer la situación de la empresa en el estado A, antes de iniciar su proceso de transformación.
Posteriormente, será muy útil identificar los procesos fundamentales de la organización – Mapeo de Procesos -, respondiendo a la pregunta “¿Cómo se genera valor agregado para los clientes?”. Esta identificación de procesos implica establecer las diversas actividades que se realizan por parte de la gente, su secuencia y tiempos, así como los productos/servicios que con ellas se van generando, que será el ingrediente esencial para realizar la “Innovación o Reingeniería de los procesos”, esto es, su transformación o simplificación empleando Tecnologías de Información para potenciarlos y realizarlos de manera más eficiente.
En esta etapa, seguramente la organización podrá comenzar a integrar el uso de herramientas muy sencillas y poderosas para habilitar la posibilidad de simplificar sus procesos, permitiendo a los empleados:
⦁ Realizar tareas repetitivas de manera automatizada
⦁ Compartir información entre sus integrantes, sin duplicar datos, como tampoco su procesamiento.
⦁ Estar en contacto más estrecho con clientes y proveedores, integrándolos a los procesos empresariales
Herramientas accesibles como:
⦁ Software de Oficina (Microsoft office, Google suites)
⦁ Servicios de almacenamiento en la nube (MS OneDrive, Google Drive)
⦁ Calendarios organizacionales / Contactos Institucionales (Outlook, Google Calendar)
⦁ Correo electrónico y mensajería instantánea institucional
⦁ Software para manejo de proyectos (Microsoft Planner, Click-Up)
Serían ejemplos de algunas de las herramientas muy accesibles que se podrían ir integrando durante estas etapas para que de manera iterativa, por medio de ciclos cortos y continuos de innovación, se puedan ir logrando pequeños, pero consistentes, avances en la mejora de los indicadores de calidad inicialmente establecidos, lo cual permitirá celebrar en grupo las victorias, motivar al personal e integrarlo de manera más comprometida en un proceso de transformación de largo plazo y de mayor alcance.
Será importante, al aplicar esta estrategia de cambio cultural tener en cuenta los siguientes aspectos:
⦁ Diagnóstico inicial: Realizar encuestas internas para conocer el nivel de alfabetización digital. Identificar las resistencias y oportunidades.
⦁ Liderazgo ejemplar: Los directivos deberán adoptar igualmente las herramientas digitales y promover su uso, así como comunicar claramente el “por qué” del cambio, no solo el “cómo”.
⦁ Formación práctica: Organizar talleres internos cortos y enfocados en casos reales, así como desarrollar manuales visuales y sesiones de preguntas frecuentes.
⦁ Reconocimiento y retroalimentación: Premiar los avances individuales y grupales. Así como ajustar procesos según la retroalimentación del equipo.
En Hominum tenemos los expertos, no solo en Transformación Digital, sino en diversas áreas críticas de la empresa (Capital Humano, Excelencia Operacional, Evaluación y Planeación Participativa, etc.) para apoyarte en tu búsqueda de la excelencia y en la construcción de tus fortalezas para la competitividad en el mercado en el que participas.
